Vidite, vjerujem da mnogi od vas imaju isti problem. Previše ideja i obaveza, premalo vremena za realizaciju svega, i stalno imate taj osjećaj u malom mozgu da postoji neki način da budete efikasniji i da sve stignete, ali jednostavno – nikako da dokučite kako.
I onda tu i tamo naiđete na članak na Internetu o organizaciji vremena za koji mislite da će vam pomoći. A u tim tekstovima – uvijek isti saveti: smanjite blejanje na Fejsu, zapisujte na šta trošite vrijeme, postavite rokove, pišite nedjeljni plan, koristite softver za organizaciju, bla bla bla.
Sve je to lijepo i može da pomogne, ali ovaj sistem koji ću vam sada predstaviti riješava suštinu problema. Svi ti planeri, organizacija, time management programi i ostalo, sve to probajte, ali tek nakon što postavite temelj cijele priče putem ovog sistema.
Dakle, da počnemo. Pogledajte ovaj grafikon, to je cio sistem. Ništa više.
Sve vaše aktivnosti mogu da se svrstaju u jedan od ova 4 kvadrata na grafikonu.
Gore desno su stvari koje su važne i hitne. Dolje desno su stvari koje su važne, ali nisu hitne. Gore lijevo su stvari koje nisu važne, ali su hitne. Dolje lijevo su stvari koje nisu ni hitne ni važne.
Za sada, namjerno neću da vam sugerišem i dajem primjere šta bi moglo da spada u koju grupu. Umjesto toga, zamoliću vas da se vi lično sjetite po par aktivnosti, planova, i obaveza iz svog života koje spadaju u svaku od ove 4 grupe.
Jeste li uradili to? Jako je važno da se sjetite kako biste pravilno doživjeli sledeću rečenicu.
Ako jeste, evo sada “Velike tajne organizacije vremena”:
Ljudi koji imaju problema sa organizacijom vremena rade samo stvari koje su hitne. Oni rade samo ono što spada u gornja dva kvadrata: stvari koje su hitne i važne, i stvari koje su hitne ali nisu važne.
Uspješni ljudi rade samo stvari iz desna dva kvadrata: oni rade samo stvari koje su važne, bilo da su hitne ili nisu hitne.
To je sve. Hajde sada da vidimo na konkretnim primjerima.
Prvo, važno i hitno. Ok, svi se slažemo da je to prioritet i da te zadatke treba odmah uraditi. To su one obaveze bez kojih bismo propali i mi i firma u kojoj radimo, i čije bi neizvršavanje moglo da ima ogromne posljedice po nas i našu okolinu. Na primjer, da riješite problem pada sistema bez kojeg firma ne može da radi, ili da otključate vrata od firme kako bi ljudi mogli da dođu na posao.
E sad. Obaveze koje su hitne, ali nisu važne. Šta je to? Pa, to su jednostavno svi oni “gutači vremena” i vampiri koji vam sisaju vrijeme tokom dana: hitno je da se odgovori na mail nekom klijentu od koga unaprijed znate da nema nikakve vajde; hitno mora da se objavi neki tekst koji će pročitati pet i po ljudi; hitan sastanak jer je neko tamo “istripovao” da je to potrebno; hitno da izmjenimo jedno slovo na sajtu jer nije gramatički ispravno. Sve je hitno. Svakog dana pojavi nam se i po nekoliko desetina hitnih obaveza. Ali kada sjednete i razmislite, koliko tih obaveza su zaista i važne? Vrlo često samo jedna ili nijedna!
Osobe koje nemaju osjećaj da razluče hitno od važnog vrlo često provedu cio život koprcajući se pokušavajući da urade sve to što je hitno, i na kraju se pitaju gdje im je otišlo vrijeme i gdje su nestali svi oni njihovi planovi i snovi iz mladosti.
Pretpostavljam da ne želite da se to desi i vama. Zato, da se vratimo na naš grafikon. Pogledajte sada kvadrat “važno, ali nije hitno“.
U tom kvadratu leži tajna uspjeha i napretka. Tu je ono što će vas dovesti do ispunjenja vaših snova, ako se tom kvadratu posvetite.
Klasičan primer nečega što stoji u tom kvadratu je “hoću da pokrenem svoj sopstveni biznis”. Ili “hoću da se osamostalim, da budem slobodan”. U tom kvadratu leže svi koraci, sve aktivnosti i etape koje će dovesti do ostvarenja snova samo ako ih radite. Ali, potrebno je da ih radite.
Ako već imate neki biznis, onda u tom kvadratu stoje razne dobre ideje kako možete da ga unaprijedite, da zarađujete više i radite manje. Sve aktivnosti koje mogu dovesti do toga nalaze se unutra. Generalno, tu su sve aktivnosti vezane za razvoj i unapređenje neke firme ili nekog posla.
No, u čemu je problem? Većina ljudi po cio dan radi stvari koje su hitne, i na kraju ne ostane ni malo vremena za stvari koje su važne, ali nisu hitne. I tako svaki dan do kraja života.
To je jedna velika, jednostavna, i tužna istina.
Šta da uradite povodom svega ovoga?
Vrlo prosto. Prekinite da radite stvari koje su hitne, a nisu važne. Umjesto toga, koristite to vrijeme da radite stvari koje su važne ali nisu hitne.
U početku će biti teško jer ćete imati veliki pritisak okoline. Govorim vam ovo iz ličnog iskustva.
Prije svega, pripremite se na burne reakcije ljudi iz vašeg okruženja, koji su navikli i očekuju od vas da uvek ispunjavate sve ono što je hitno.
To neće biti lako. Moraćete hladnokrvno da trpite sve njihove žalbe, prijetnje, i uvrede. Govoriće vam vjerovatno: “neozbiljan si”, “neodgovoran si”, “neću više sa tobom da radim”, “dobićeš otkaz”, “ti nisi profesionalac u svom poslu”, i slično.
Ono što će vam dati snagu da istrajete dok vas bombarduju ovakvim rečenicama jeste svijest da konačno radite stvari koje su važne, a nisu hitne. Svijest da radite ono što je najbolje za budućnost i napredak vas, vašeg posla i svih ljudi u vašem okruženju.
Mnogi od ljudi koji vas napadaju nisu ni svijesni da činite dobru stvar kada odbijate da uradite sve stvari koje su hitne. Oni jednostavno misle da ste lijenji i neodgovorni i tu nema pomoći. Pokušajte da objasnite o čemu se radi, ko je razuman, shvatiće. Ko nije, vjerovatno spada u ekstremnu kategoriju ljudi koji su rođeni takvi da mogu da rade samo hitne stvari i njima teško ima pomoći.
Razmišljajući o svemu ovome, zaključio sam da se život čovjeka koji radi samo hitne stvari ne razlikuje mnogo od životinjskog. Životinja u prirodi je upravo ta koja po ceo dan radi samo hitne stvari: bježi od predatora, traži hranu, traži skrovište. Jedini trenutak u životu kada životinja radi nešto što je važno a nije hitno je parenje. Zato samo tada životinja može da stvori nešto kreativno – novi život.
Sa druge strane, ljudi i ljudska vrsta su se uzdigli iznad životinja jer su počeli da troše dio svog vremena na stvari koje su važne, ali nisu hitne. Zato danas mi ljudi imamo gradove, automobile, električnu struju, tople stanove u kojima sjedimo i čitamo ovaj tekst na kompjuteru dok je napolju hladno i dok životinje pokušavaju da nađu šta će da pojedu a da se pritom ne smrznu.
“Ok, hoću da probam. Ali, šta da radim sa svim onim obavezama koje su hitne a nisu važne? Ne mogu baš sve da ih eliminišem.”
Ako hoćete postepeno da napuštate hitne i nevažne stvari, postoji jedno vrlo jednostavno riješenje koje nikoga neće boljeti: delegiranje obaveza.
Iznenadili biste se koliko svakodnevnih požara može neko drugi da ugasi umjesto vas. Vrlo često je potrebno samo natočiti vodu u posudu i prosuti preko vatre. I zamislite – vi niste jedini na svetu koji to može da uradi. Rijetko koji požar je takav da je potrebna specijalna tehnika gašenja koju samo vi poznajete.
Dakle – prebacite nešto drugim vatrogascima u firmi ili ih zaposlite. Ako treba, naučite ih kako se koristi aparat za gašenje. A ako tu i tamo i izgori poneki papirić ili suva grana, nije neka šteta.